Timeline zum Stakeholdermanagement

Timeline für das Stakeholder-Management (SM) im Kontext eines Neubauvorhabens und dessen späteren Betrieb (Facility Management). Das Stakeholder-Management soll sicherstellen, dass alle relevanten Interessen (intern und extern) früh erkannt, adressiert und in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zusammengeführt werden, um den Neubau ab Januar 2027 reibungslos in den FM-Regelbetrieb zu überführen.

• PHASE 1 (APRIL – JUNI 2025): STRATEGISCHE ZIELDEFINITION & STAKEHOLDER-IDENTIFIKATION

  Strategie & Wertbeitrag

  Festlegen, warum Stakeholder-Management so wichtig ist: Minimierung von Reibungen, höhere Kosten-/Zeit-Effizienz, reibungsloser Neubau + Betriebsübergang.

  Value: Synergieeffekte, gute Kommunikation, weniger Konflikte.

  Zieldefinition

  “Was wollen wir bis 2027 erreichen?” => reibungslose Abnahme Neubau, Inbetriebnahme FM (Aufzugsmanagement, Brandschutz etc.) mit hoher Stakeholder-Zufriedenheit.

  Mitbestimmung: BR-Beteiligung (Personalthemen, Outsourcing-Gefahr?), DSGVO?

  Erste Stakeholder-Liste

  Intern: Geschäftsleitung, BR, FM, IT, Personal, HSE, Abteilungen (Produktion, Lager, Archiv?),

  Extern: GU, Architekten, Fachplaner, Behörden, Fremdfirmen (Handwerker, Wartungsdienstleister), Versicherer, Nachbarn.

  Methoden

  Plan, ob man AI/Chatbot zur Stakeholder-Analyse (Datenauswertung?), Glossar, RACI.

  

• PHASE 2 (JUNI – SEPTEMBER 2025): STAKEHOLDER-ANALYSE, KONFLIKTMANAGEMENT & RISIKOBEURTEILUNG (OUTSOURCING VS. EIGENLEISTUNG)

  Stakeholder-Analyse

  Power-Interest-Grid: Wer hat viel Macht, wer starkes Interesse? Daraus leiten sich Kontaktstrategien ab (“Eng, passiv, etc.”).

  Festlegen Konfliktpotenzial (z. B. BR vs. Architekt, GU vs. FM-Ansprüche).

  Risikobeurteilung

  Outsourcing vs. Eigenleistung => Falls man FM zu sehr outsources, drohen Qualitätsverluste, Abhängigkeit?

  Eigenleistung => Internes Know-how, Schnelligkeit, Mitbestimmungsvorteile.

  Konfliktlösung & Eskalationswege

  Definierte Eskalationspfade: Wer vermittelt bei harten Interessengegensätzen?

  Evtl. externer Mediator (Große Bauprojekte?).

  Kommunikation

  Erste themenspezifische Meetings: “Arbeitsschutz & Witterung am Bau”, “Fremdfirmen-Zusammenarbeit”, “Bauliche Ex-Anforderungen?”.

  

• PHASE 3 (SEPTEMBER – DEZEMBER 2025): PROZESS- UND ORGANISATIONSDESIGN (ROLLEN, KOMMUNIKATIONSSTRUKTUREN, RACI)

  Struktur & Organisation

  Definieren Teamaufbau: Wer leitet das Stakeholder-Management, wer Input-Fachleute?

  RACI-Matrix pro Thema (Bauelemente, Kraftbetätigung, Sprinkler, PVO, Sonnenschutz?).

  Kommunikationsplan

  Wie, wann, in welcher Frequenz wer an welcher Infopart? Z. B. wöchentlicher Jour Fixe Bau, monatliche BR-Sitzung, Intranet-Updates.

  Multi-lingual, falls internationaler Konzern.

  Namens-/Branding-Optionen

  Evtl. nennen wir’s “NewBuild-FM-NET” oder “OneProject@YourService” => So generiert man Identifikation.

  Service Desk-Integration: “Stakeholder Tausch-Portal” => Q&As, Glossar.

  Bauliche / Tech Schnittstellen

  Gleich Integration: “Wer muss bei Oberlichtern, Schalldämmung, Krafttoren, Rammschutz etc. gehört werden?”

  Bsp.: Lagerleiter => “Rammschutz an Tor 12?”

  

• PHASE 4 (DEZEMBER 2025 – MÄRZ 2026): TOOLS, BAULICHE INTEGRATION & AUSFÜHRUNGSPLANUNG (ABGRENZUNG GU-/NUTZERAUSSTATTUNG)

  Software-/Tools

  Evtl. AI/Chatbot für Stakeholder-Fragen (“Wer ist wofür zuständig?”),

  Collaboration-Plattform (SharePoint, Confluence?), Ticketing (Service Desk), Dashboard (KPI?), Intranet.

  Bauliche Integration & Ausführungsplanung

  Abgrenzung: GU leistet Kraftbetätigte Tore, Oberlichter, Schalldämmung – Nutzerausstattung = Schließanlagen, Meldeanlagen?

  HSE-Spezifika => Minimierung Gefährdungen (Fluchtwege, Feststellanlagen).

  Mitbestimmung & Arbeitsschutz

  BR => Erlaubnis abfragen bei relevanten Outsourcing-/Personalthemen.

  Info an Personal => Ressourcenplan “Wer macht Bauüberwachung? Wer steuert Service Desk?”

  Kommunikations-/Konfliktkonzepte

  Beta-Tests: “Wer darf in BIM-Model welchedaten editieren?” => Minimierung Missverständnisse.

  Tools => “AI-gestützte Versionskontrolle?”

  

• PHASE 5 (MÄRZ – AUGUST 2026): PILOTPHASE, SERVICE-DESK-EINBINDUNG, AI/CHATBOT, MULTI-CHANNEL-KOMMUNIKATION

  Pilotprojekt

  Test in bestimmten Bauabschnitten: “Rammschutz am Parkdeck?” “Zutritt / Schrankenanlage?”

  Service Desk => Tickets, 2nd Level => GU, 3rd => Zulieferer.

  AI/Chatbot & Apps

  Ggf. GPT-Chat: “Wie aktiviere Ich Feststellanlage X?” => Fach-FAQ (Glossar).

  App => Meldung Mängel, Feedback-Portal => “Arbeitsschutzmängel discovered?”

  Multi-Channel-Kommunikation

  Hotline, E-Mail, Chat, Videocalls => je nach Stakeholder-Vorlieben.

  Intranet => “Project updates,” “Baustatus,” “Konfliktanzeige.”

  Feedback & KVP

  Sammeln Pilot-Ergebnisse => Was läuft gut/schlecht?

  Mögliche Eskalation bei Engpässen => Konfliktmanagement-Instanz.

  

• PHASE 6 (JUNI – OKTOBER 2026): FLÄCHENDECKENDER ROLL-OUT, SCHULUNGEN, TAKTISCHE/OPERATIVE PROZESSE & MITBESTIMMUNG

  Roll-Out

  Alle Stakeholder (GU, Architekten, FM, Fremdfirmen, IT etc.) in System / Tools eingebunden => OneStop-Portal.

  Outsourcing vs. Inhouse => Welche Fremdfirmen haben SLA mit Neubau?

  Schulungen

  FM-Teams => “Wie kommuniziere ich Änderungen in Ausführungsplanung an GU?”

  BR => Mitbestimmungs-Cockpit => “Haben wir Zeit, Infos, Teilhabe?”

  Taktische/Operative Geschäftsprozesse

  Lieferantenbewertung, “CAB” (Change Advisory Board?), KVP => steter Flow.

  Anfor derungsmanagement => “Neubau-Änderungen => RACI klärt, wer genehmigt.”

  Arbeitsschutz

  Minimierung Stress => definierte Pausen, Eskalationspfade => “HSE meltdown?”

  Regele, wer vor Ort in Baubesprechungen Arbeitsschutz-Check macht?

  

• PHASE 7 (SEPTEMBER – NOVEMBER 2026): TESTS, AUDITS, KONFLIKTLÖSUNGEN, KVP & FEINSCHLIFF (ÜBERGABE NEUBAU)

  Systemweite Tests

  Baufinale => “Sind Oberlichter, Krafttore, Sanitär, Trinkwasser, RLT etc. fertig?” => Stakeholder-Kooperation,

  Service Desk => Fehlermeldungen => 2nd/3rd Level => Output “Bauteil Mangel? GU klären?”

  Audits & KVP

  Audit => “Sind Mitbestimmungsrechte gewahrt? DSGVO ok? Outsourcing-Verträge sauber?”

  Benchmarks => “Wie gut klappte FM-Einbindung im Neubauverlauf?”

  Konfliktmanagement

  Evtl. noch offene Streitigkeiten => “Wassereintritt an Rammschutz-Ecke?” => Schlichtung.

  Freed Engagement => “Krisen-Meetings” → final klären Bauverzögerungen?

  Abschlusschecks

  “Neubau fix & fertig?” Mängelliste => Letzte Beseitigung, Ok an FM.

  Offizielle Abnahme => Übergabe an Betrieb.

  

• PHASE 8 (DEZEMBER 2026 – JANUAR 2027): GO-LIVE & REGELBETRIEBSÜBERNAHME (STAKEHOLDER-MANAGEMENT IM FM)

  Offizieller Hochlauf

  Ab Jan. 2027: Neubau in Betrieb, FM-regelt Instandhaltung, Service Desk, Outsourcing-Firmen aktiv.

  Alle Stakeholder => neues Stadium: “Regelbetrieb”.

  Integration in FM

  CAFM-Verknüpfung => Inspektionen, PVO-Prüfungen, Wartung (Aufzüge, Trinkwasser, Gas, etc.).

  AI/Analytics => Monitoring (Kosten, Zeit, Mängel?), generiert KVP-Impulse?

  Kommunikation

  Intranet-Post “Neubau: Alle relevanten Stakeholder aktiv vernetzt. So meldet Ihr Mängel!”

  Post-Project Launch => “Lessons Learned” => Dokumentation, Wissensdatenbank.

  Langfristige Stabilisierung

  KVP => “Stakeholder-Board” bleibt, um immer mal wieder Spannungen/Prozesse anzugleichen.

  Evtl. Globaler Roll-out => “Konzernstandard Stakeholder-Management in Bau + FM.”